Fonctionnalité 04
Contrôle des documents
Les justificatifs déposés par les exposants sont lus et vérifiés automatiquement, dans un cadre conforme au RGPD. Les relances partent en lot, avec la liste des pièces manquantes propre à chaque dossier.
Ce que coûte la vérification à la main
Il manque une pièce d'identité ici, un Kbis là, une attestation ailleurs. Chaque relance est un courriel écrit à la main, à un exposant à la fois, avec la liste des manquants reconstituée à chaque fois. Résultat : une relance sur deux n'est jamais envoyée, et le jour J on accepte des dossiers incomplets parce qu'il est trop tard.
Capture produit à intégrer
Capture — Contrôle des documents
En 4 étapes
Vous définissez les pièces exigées
Par statut d’exposant : pièce d’identité pour tous, Kbis et numéro de TVA pour les professionnels, attestation sur l’honneur pour les particuliers. Vous ajoutez vos propres exigences si besoin.
Les pièces sont contrôlées à la réception
Lisibilité, type de document, cohérence avec les informations déclarées, date de validité. Un document illisible ou hors sujet est signalé immédiatement à l'exposant, avant même d'atteindre votre file de traitement.
Vous arbitrez les cas douteux
Seuls les dossiers que le contrôle automatique n'a pas su trancher remontent pour décision humaine. Vous validez ou refusez, avec motif.
Les relances partent en lot
Vous sélectionnez les dossiers incomplets et envoyez : chaque exposant reçoit un message listant ses pièces manquantes à lui, avec un lien de dépôt direct.
Concrètement
- Le volume de vérification manuelle se réduit aux cas ambigus
- Relances personnalisées envoyées en une action
- Dossiers complets avant le jour J, pas pendant
- Durées de conservation et purge automatiques, conformes au RGPD
Questions sur contrôle des documents
Où sont stockées les pièces d’identité ?
Sur une infrastructure hébergée en France, avec chiffrement au repos et accès restreint aux comptes habilités de votre organisation. Une durée de conservation est appliquée par défaut, au terme de laquelle les pièces sont purgées automatiquement.
Le contrôle automatique peut-il se tromper ?
Oui, et c'est pourquoi il ne refuse jamais seul un dossier. Il classe : conforme, à vérifier, manifestement hors sujet. Seule la première catégorie est traitée sans vous ; les deux autres passent par une décision humaine.
Puis-je exiger des documents qui me sont propres ?
Oui. Vous ajoutez autant de pièces exigées que nécessaire, obligatoires ou facultatives, avec un libellé et une consigne que l'exposant voit au moment du dépôt.
Prêt à voir ce que ça donne sur votre événement ?
Une démonstration de trente minutes, sur vos propres chiffres : votre métrage, vos tarifs, votre plan. Sans engagement et sans carte bancaire.